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应用案例

【应用场景】标书协作 在线投标 竞标同步

招投标是项目中比较繁杂的工作,前期需要准备的大量的文档、资质、产品参数及报价等资料参与项目的竞标,如何让招投标文件及数据资料安全高效协同,直接决定着招投标的效率与结果。

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【行业痛点】


1、招标文件起草过程效率低下、有内容泄露风险

一份招标文件涉及到项目介绍、项目需求、招标要求、竞标规则等,需要招标单位多个部门联合撰写,以前是通过本地Office填写各个部门应该负责的内容,然后通过邮件、IM、OA等途径上传,如果一个地方需要调整,需要重复上传、修改、下载和合并招标文件,且容易造成招标文件或内容泄露的风险。

 

2、投标文件制作过程中,无法在线沟通、编辑,跨部门协作效率低

投标文件都有一定的行文要求、字体格式、大小、排版布局、章节编号等规范要求,离线标书文件制作过程复杂且反复,涉及到标书模板套用、撰稿、修改、合稿、格式调整、审稿、提交等依次完成过程,造成投标单位人员集中熬夜、加班、突击完成标书制作等现象。


3、招标人将项目招标、开标、评标、定评情况形成书面文档,发送招标投标系统及监督机构备案。

 招标是依据招标文件规定的时间和地点,开启所有投标人按规定提交的投标文件,公开宣布投标人的名称、投标价格及招标文件中要求的其他主要内容。

痛点:收集信息周期长,文档的内容编辑、整理、格式填充、版本设计都离线传输,对一份文档的协作来说耗时耗力,无形中拖延了招标进度。

 

评标是对投标文件的评审和比较,可以采用综合评估法,选取关键数据、参数、方案对比优势。

痛点:投标参数及关键数据(比如竞标价格)的评选,需要打开每个文档,手动提取关键信息、每个竞标单位的报价、参数等关键信息,再做对比,评选出各个维度最适合的机构,数据筛选不智能,评选效率低。

 

定标是招标人根据招标文件要求和评标委员会推荐的合格中标候选者,确定中标对象,并通过官方平台通知中标机构。

痛点:秉着公开公平公正的原则,对中标机构或落选机构指出落选、中标原因,一般通过电话、邮件的形式通知,消息不同步、不实时。传统的定标报告编辑、发送、下载等高频重复的工作流程,耗时几个工作日不等,工作量大、周期长,严重影响项目执行效率。

 

4、中标合同起草、沟通、生成、备案周期长,效率低

中标者在规定的工作日内与招标机构按照招标文件和投标文件订立书面合同,并将签订合同报招标投标监督机构备案。

 痛点:中标合同签署有较高的时效性和合规性要求,传统的线下合同起草、邮件传送、修改反复、修改意见混乱,导致中标合同签署周期长、版本混乱、效率低下。


【畅写Office解决方案 】为招标单位提供招投标文件全流程在线协作服务,支持投标业务全场景、全要素、全流程中的文档不落地,标书的制作、方案提交审批、资质审查、进度控制与管理、报价调取、招标参数比对、合同起草与编辑等相关业务在线数字化协作。大大提高了招投标文件的制作效率,缩短了招投标周期,畅写Office为电子招投标全流程提速赋能,助力电子招投标数字化转型。

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1、畅写Office为电子招投标平台提供高效的招投标文件协作服务

畅写Office为电子招投标全流程提供一站式招投标文件在线协作编辑服务,包含招标文件的起草、审核、发布等环节,包含标书文件制作、审核、提交等环节,包含讲标、评标、定标等环节,提供跨部门、跨团队、跨组织协同能力,使招、投评三方高效协同完成招投标工作。


2、招投标文件协作权限设置与风险控制

畅写Offcie为招投标平台提供完善的角色权限控制,标书文件可以由管理者设置文档编辑、只读、修订、批注等协作模式,权限按角色权限需分配,完美解决文档共享、数据泄露等问题,招投标文件全程不落地、管理者可控制打印、下载等权限,进一步降低招投标文件外泄的风险。


3、评标过程中随时可获取招投标参数和关键数据,提升评标效率

在评、定标过程中,畅写Office"数据引用-文档协同",保证数据唯一性、合规性、时效性,如调取各个竞标单位的报价或者某个参数时,不用打开每一家的标书文档,即可获得关键数据调取。全面提升竞标效率。

 

4、竞标文件的评定审核意见,可直观显示批注并高亮提示

审核评选意见在电子投标系统实时同步。投标的任何阶段,竞标单位随时可以直观清晰的查看由各位评审委员对参与竞标文件提出的评审意。


5、畅写Office支持在线数字化方式完成合同协同编制

最终定标机构在线与招标机构签署电子合同,完成本次竞标的最后一个环节,畅写支持运用线上化和数字化手段,完善的合同在线模版关键信息填充、企业信息、报价、周期等,高效完成合同编制。